Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается.

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Создание служебного документа предугадывает составление текста и оформление этого документа. Под оформлением слу­жебного документа понимают фиксирование реквизитов такового документа.

Реквизит (служебного документа) — это информация, зафиксированная в служебном документе для его идентифика­ции, организации воззвания и (либо) придания ему юридической силы (ДСТУ 2732:2004 Делопроизводство и архивное дело. Определения и Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. определения понятий.)

Состав и последовательность размещения реквизитов в до­кументе образуют его формуляр. Определенному виду документа, к примеру акту, аннотации, приказу, протоколу и др., присущ собственный формуляр, своя схема построения, которая получила назва­ние «формуляр-образец».

Формуляр-образец (служебного документа) — это модель построения формуляра служебного документа, которая устанавливает Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. сферу его внедрения, формат, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и реквизи­ты (ДСТУ 2732:2004 Делопроизводство и архивное дело. Определения и определения понятий. С. 7.).

Требования к оформлению документов изложены в ДСТУ 4163-2003 Унифицированная система организационно-распоря­дительной документации, который введен с 1 сентября 2003 года (с отменой в Украине ГОСТ 6.38-90). Следует Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. выделить, что требования этого ДСТУ в части Дизайна реквизитов можно распространять на все классы унифицированных систем документации.

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ, ПРАВИЛА Дизайна И РАЗМЕЩЕНИЯ

При составлении и оформлении организационно-распоряди­тельных документов употребляют последующие реквизиты:

01 — изображение Муниципального Герба Украины,ГербаАвтономной республики Крым

02 — изображение эмблемы организации либо товарного знака (знака обслуживания)

03 — изображение наград

04 — код Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. организации

05 — код формы документа

06 — наименование вышестоящей организации

07 — наименование организации

08 — наименование структурного подразделения

09 — справочные данные об организации

10 — заглавие вида документа

11 — дата документа

12 — регистрационный индекс документа

13 — ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ

14 — место составленияили издания документа

15 — гриф ограничения доступа к документу

16 — адресат

17 — гриф утверждениядокумента

18 — резолюция

19 — заголовок к тексту документа

20 — отметка о контроле

21 — текст документа

22 — отметка о наличииприложений

23 — подпись

24 — гриф согласования документа

25 — визы документа

26 — оттиск печати

27 — отметка о заверкекопии

28 — фамилия исполнителя и номер его Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. телефона

29 — отметка об выполнении документа и направлении его в дело

30 ¾ отметка о наличии документа в электрической форме

31 — отметка о поступлении документа в компанию

32 — запись о гос регистрации.

При изготовлении бланков документов употребляют реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, также наносят на бланки отметки для размещения реквизитов 11, 12, 13, 14, 16, 19, 20, 21. По мере надобности внедрения трафаретных текстов документов употребляют реквизит Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. 21.

Неотклонимые реквизиты: наименование организации (07);

Заглавие вида документа (10),

не считая писем;

дата (11);

Регистрационный индекс

документа (12);

Заголовок к тексту

документа (19);

текст документа (21);

Подпись (23).

При оформлении разных видов документов, не считая ука­занных неотклонимых реквизитов, употребляют также последующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 08, 09, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32.

В документах, которые занимают две и поболее страничек, рекви­зиты отметка о наличии приложений (22), подпись (23), гриф согласования Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. документа (24), визы документа (25), оттиск печати (26), отметка о заверке копии (27), фамилия исполнителя и номер его телефона (28) проставляют после текста (21). А такие рекви­зиты, как отметка об выполнении документа и направлении его в дело (29), отметка о наличии документа в электрической форме (30), отметка о поступлении документа в компанию (31) и за­пись о Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. гос регистрации (32) располагают на нижнем поле первой странички документа.

Правила дизайна и размещения реквизитов документов последующие:

Изображение Муниципального Герба Украины (01) разме­щают на бланках документов в согласовании с Постановлением Верховного Совета Украины «Про Державный герб Украины», изображение Герба Автономной Республики Крым — в соответ­ствии с нормативно-правовыми Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. актами Автономной Республики Крым.

Изображение Муниципального Герба Украины, Герба Авто­номной Республики Крым на бланках с угловым расположением реквизитов располагают на верхнем поле бланка над серединой строк с наименованием организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля.

Размеры изображения: высота — 17 мм, ширина — 12 мм.

Изображение эмблемы организации Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. либо товарного знака (знака обслуживания) (02) согласно уставу (положению об организации) располагают с левой стороны от наименования организации. Изображение эмблемы должно быть зарегистри­ровано в установленном порядке. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещено изображение Муниципального Герба Украины.

На бланках документов негосударственных организаций разреше­но располагать изображение эмблемы Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. на верхнем поле документа, где на бланках документов муниципальных организаций распола­гают изображение Муниципального Герба.

Изображение наград (03) воспроизводят на бланках докумен­тов в согласовании с законодательством и располагают с левого края бланка на уровне реквизитов 07 и 08.

Код организации (04) проставляют по ЕГРПОУ (Единый муниципальный реестр компаний и организаций Украины) — это автоматическая Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. система сбора, скопления и обработки данных о предприятиях и организациях всех форм принадлежности, также об их обособленных подразделениях (филиалах, отделениях, представительствах и т. п.). после реквизита «справочные данные об организации.

Код формы документа (05) (если он есть) проставляют в согласовании с ДК 010 (ДК 010-98 Муниципальный классификатор управленческой документации (ДКУД).) выше Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. реквизита «название вида документа» (10). Код по ДКУД проставляется только для уни­фицированных форм документов, наименования которых включены в классификатор управленческой документации.

К примеру:

Код Наименование УДФ

0202015 Утомившись предприятия 0202022 Штатное расписание аппарата управления

предприятия 0301011 Акт на списание бланков трудовых книг

Наименование вышестоящей организации (06) указывают со­кращенно, а в случае отсутствия официально Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. зарегистрированного сокращения — вполне.

Наименование организации (07) — создателя документа, должно соответствовать наименованию, обозначенному в его учредительных документах. Сокращенное наименование организации указывают тогда, когда оно официально зафиксировано в уставе (положении об организации).

Сокращенное наименование располагают ниже полного от­дельной строчкой в центре. Эталон гласит также о том,чтосокращенное наименование организации приводят в скобкахилибез их Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается.. Но указание в скобках лучше, чтоб не принимать сокращенное наименование как продолжение полного, также чтоб было понятно, что можно использовать как полное, так и сокращенное наименование.

Заглавие структурного подразделения организации (08),филиала, территориального отделения указывают тогда, когда они создатели документа, и располагают ниже реквизита 07.

Справочные данные об организации Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. (09) включают: почтовый адресок и другие сведения (номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адресок электрической почты и др.). Их располагают ниже наименования организации либо структурного подразделе­ния.

Заглавие вида документа (10) должно соответствовать переч­ню форм, которые употребляют в организации. Список включает наименования унифицированных форм документов согласно ДК 010 и наименования Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. других документов, которые соответствуют организа­ционно-правовому статусу организации.

В письме заглавие вида документа не указывают.

Регистрационный индекс документа (12) составляютиз егопорядкового номера, который можно дополнять по решению орга­низации индексом по номенклатуре дел, индексом классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и др.).

На документах, составленных вместе несколькими органи­зациями, регистрационные индексы создателей проставляют Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. через правостороннюю косую черту в порядке указания создателей на документе (слева вправо).

Месторасположение этого реквизита находится в зависимости от бланка (угло­вой либо продольный), также от вида документа.

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего доку­мента (13) включает индекс и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит располагают ниже Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. либо на уровне регистраци­онного индекса на специально отведенном месте на бланке.

Место составления либо издания документа (14) указывают на всех документах, не считая писем, в каких эти сведения полу­чают из реквизита «Справочные данные об организации» (09), и располагают на уровне либо ниже реквизитов 11, 12.

Гриф ограничения доступа к документу (15) (секретно Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается., для служебного использования) проставляют без кавычек справа в верхнем углу на первой страничке документа. При необходи­мости его дополняют данными, предусмотренными норматив­но-правовыми актами, регламентирующими порядок ведения делопроизводства, которое содержит информацию ограниченного доступа.

ДАТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

На служебных документах непременно проставляется дата.

Дата документа (11) — это дата его подписания Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается., утверждения, принятия, регистрации. Дату документа, также даты, находящиеся в тексте, оформляют цифровым методом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в последующей последовательности: денек месяца, месяц, год. Если порядковый номер числа либо месяца состоит из одной числа, то перед ней ставится 0.

Пример

07.03.2005

Разрешается при оформлении даты сначала указывать год, потом месяц и Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. денек месяца.

Пример

2005.03.07

При цифровом методе дизайна даты буковка «г.» не ставится.

В нормативно-правовых актах и денежных документах ис­пользуют словесно-цифровой метод дизайна дат.

Пример

07 марта 2005 года либо 07 марта 2005 г.

Сокращение «г.» указывается через один интервал после обозначения года.

Неотклонимому датированию подлежат также резолюции, со­гласования, визы Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается., отметки о выполнении и др.

Проставляют дату документа ниже наименования вида документа на специально отведенном месте на бланке. Если документ оформ­ляют не на бланке, дата проставляется ниже подписи слева. Дата утверждения документа указывается в отдельной графе.

АДРЕСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

Адресатами (16) организации могут быть организации, их структурные подразделения, должностные лица и Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. граждане. В случае адресования документа организации либо ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования указывают в именительном падеже.

Пример

Харьковский

станкостроительный завод

Отдел снабжения

При адресовании документа руководителю организации либо его заместителю наименование организации заходит в состав должности адресата.

Пример

Директору Николаевского

судостроительного завода

Фамилия, инициал(ы)

Если документ отправляют должностному лицу, наименование Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. организации указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата — в дательном.

Пример

Муниципальный комитет архивов Украины

Отдел формирования Государственного архивного фонда и делопроизводства

Ведущему спецу Фамилия, инициал(ы)

Если документ посылают в несколько однородных органи­заций, их следует указывать обобщенно.

Пример

Директорам компаний

и руководителям организаций

Документне должен содержать больше 4 адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается., четвертым адресатомнеуказывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют перечень рассылки и на каждом документе указывают только 1-го адресата.

В состав реквизита «Адресат» заходит почтовый адресок. Порядок и форма записи сведений о почтовом адресок организации должны со­ответствовать правилам предоставления услуг почтовой связи [16].

Пример

Министерство здравоохранения

Украины

ул. Грушевского Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается., 7,

г. Киев, 01021

При адресовании документа физическому лицу указывают в именительном надеже фамилию, имя, отчество (либо инициалы) адресата, улицу, номер дома и квартиры, населенный пункт, район, область, почтовый индекс.

Пример

Петренко Виктор Иванович

ул. Каштановая, дом 5, кв. 80,

г. Харьков, 61002

Указания по выполнению документа фиксируют в форме резолюции (18), включающей фамилию исполнителя (исполни­телей) в дательном надеже Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается., содержание поручения, срок испол­нения. Резолюция должна быть подписана и датирована.

Пример

Фамилия, инициал(ы)

Прошу приготовить предложения

к 01.08.2005

Подпись 20.07.2005

Если резолюция содержит указание нескольким лицам, то лицо, обозначенное в перечне первым, является ответственным исполнителем.

Указания могут иметь общий либо определенный нрав.

Общие указания могутбыть выражены так:

К выполнению

К управлению Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается.

К сведению

Резолюции с определенными указаниями имеют приказную форму:

Срочно принять меры...

Удовлетворить просьбу...

Разобраться и доложить в... срок...

Немедленно доложите о результатах... и т. д.

На документах со сроками выполнения, которые не требуют дополнительных указаний, в резолюции пишутся только фамилия и инициалы исполнителя, ставятся подпись и дата Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается..

Обычно, в документе должно быть менее одной резо­люции. Другие резолюции вероятны только тогда, когда есть необходимость детализировать порядок выполнения документа.

Резолюцию налагают конкретно на документе, ниже реквизита «Адресат», параллельно основному тексту либо на свободном месте лицевой стороны первого листа, но не на поле, созданном для подшивки документа, и не на Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. тексте.

Если на документе нет свободного места для резолюции, раз­решено оформлять ее на отдельных листках либо особых бланках.

СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

Согласование — это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Цель согласования — повы­сить качество документа методом компетентной оценки целесообраз­ности и обоснованности его издания, корректности дизайна и установления соответствия законодательству Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается..

Согласование может быть внутренним (с подразделениями и должностными лицами снутри организации) и наружным (с под­ведомственными и неподведомственными организациями). Внеш­ним также считается согласование документа с коллегиальными органами публичных объединений (к примеру с профсоюзным комитетом).

Наружное согласование зависимо от содержания документа рекомендуется производить в таковой последовательности:

— с подчиненными и неподчиненными организациями, когда Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. последние выступают как обязанная сторона в правоотношениях либо если документ затрагивает их конкретные интересы;

— с организациями, занимающимися научными исследования­ми в той области, которой касается тема документа;

— с органами муниципального контроля, осуществляющими надзор в области санитарии, экологии, пожарный надзор и т.п.;

— с высшими органами общей и отраслевой компетенции в Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. случаях, когда законодательством устанавливается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Наружное согласование проектов документов оформляется со­ответствующим грифом.

Гриф согласования (24) располагают ниже реквизита «Под­пись». Он состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, которое согласовывает документ (включая наименование организации), личной подписи, инициа­лами Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается.) и фамилии, даты согласования.

Пример

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра горючего и энергетики

Украины

Подпись Инициал(ы), фамилия

21.03.2005

Если документ согласовывают актом, письмом, протоколом, то гриф согласования оформляют последующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания правления

Государственного банка Украины

09.11.2005 № 12

По мере надобности размещения нескольких грифов согласо­вания их располагают на этом же уровне 2-мя вертикальными колонками. 1-ый гриф — от границы левого Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. поля; 2-ой — через 104 мм. Допускается составлять «Лист согласования», о чем делается отметка в самом документе на месте грифа согласования. К примеру: «Лист согласования прилагается». Лист согласования может оформляться по таковой форме:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

Заглавие документа

Наименование должности Наименование должности

Подпись И.О. фамилия Подпись И.О. фамилия

Дата Дата

Визой (25) оформляют внутреннее согласование документа Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается.. Виза состоит из наименования должности, личной подписи, ини­циалов и фамилии лица, визирующего документ, и даты.Визу помещают ниже реквизита 23 («Подпись») как на лицевой, так и на обратной стороне листа документа.

Пример

Начальник юридического отдела

Подпись Инициал(ы), фамилия

05.07.2005

Визу проставляют на экземплярах документов, которые оста­ются в организации.

При согласовании Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. документа у визирующего могут появиться воз­ражения, в данном случае виза дополняется надписями: «Не согласен» либо «С н. 3 не согласен», «Возражаю» и т. н. Замечания и допол­нения к документу излагаются на отдельном листе, о чем в проекте делается отметка: «Замечания прилагаются». Об имеющихся замечаниях докладывают лицу, подписывающему Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. документ.

Внутреннее согласование проводят в таковой очередности:

— первым документ визирует его составитель; дальше

— управляющий подразделения, в каком составлен до­кумент;

— заинтригованные должностные лица других подразделе­ний;

— публичные организации;

— главный бухгалтер либо управляющий денежной служ­бы;

— заместитель управляющего организации, курирующий данное подразделение;

— управляющий юридической службы.

Реквизит «Виза» употребляется также при ознакомлении с доку Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается.­ментом. Виза ознакомления является письменным доказательством факта доведения до сведения работника определенного документа. Виза ознакомления включает подпись работника, ее расшифровку и дату. Ей должна предшествовать запись: «С приказом (долж­ностной аннотацией, положением, протоколом, актом и т. д.) ознакомлен».

УДОСТОВЕРЕНИЕ ДОКУМЕНТА

Удостоверение документов осуществляется методом их подписа­ния, утверждения и проставления печати Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается..

Документы подписываются должностными лицами согласно их компетенции, определенной право устанавливающими до­кументами.

Подпись (23) складывается из наименования должности лица, подписавшего документ (полного, если документ оформлен не на бланке, и сокращенного — на документе, оформленном на блан­ке), личной подписи, инициала(ов) и фамилии. Расшифровка подписи в скобки не берется.

Примеры

Директор Муниципального Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. учреждения

«Научно-исследовательский институт

социально-трудовых отношений» Подпись Инициал(ы), фамилия

либо

Директор Подпись Инициал(ы), фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответственной занимаемой должности.

Пример

Директор Подпись Инициал(ы), фамилия

Главный бухгалтер Подпись Инициал(ы), фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных долж­ностей их подписи Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. располагают па одном уровне.

Пример

Заместитель Министра Заместитель Министра

денег Украины юстиции Украины

Подпись И.О. фамилия Подпись И.О. фамилия

Документы коллегиальных органов подписывают председатель коллегиального органа и секретарь.

Пример

Председатель правления Подпись И.О. фамилия

Секретарь правления Подпись И.О. фамилия

В случае отсутствия должностного лица, подпись которого указана в документе, документ подписывает лицо Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается., исполняющее его обязанности, либо его заместитель. В данном случае непременно указываются фактические должность лица, подписавшего, утвер­дившего либо согласовавшего документ, его инициалы и фамилия (исправления заносят рукописным либо машинописным методом), к примеру: «Исполняющий обязанности» («И. о.»), «Заместитель» («Зам.»).

Подписывать документ с предлогом «за» либо ставить косую черту перед наименованием Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. должности не допускается.

Реквизит «Подпись» располагают под текстом документаилипод отметкой о наличии приложений на расстоянии 2-3 межстроч­ных интервалов от текста, при всем этом отступ от левого края поля не делают. Расшифровку подписи печатают на уровне последней строчки наименования должности.

Пример


podobnoe-prityagivaet-podobnoe-14-glava.html
podobnoe-prityagivaet-podobnoe-5-glava.html
podobnoe-rozhdaet-podobnoe.html